電話応対は多くの社会人にとってプレッシャーを感じる業務のひとつです。特に敬語に自信がないと、「失礼な言い方をしてしまったらどうしよう」「とっさに言葉が出てこない」と不安になり、さらに緊張してしまいます。しかし、電話でよく使う敬語フレーズを身につけておくことで、落ち着いて丁寧な対応ができるようになり、相手からの信頼にもつながります。
本記事では、電話で間違えやすい敬語のポイントと共に、ビジネスの現場ですぐ使える言い換えフレーズを場面別にまとめてご紹介いたします。今日からそのまま活用できる内容ですので、安心して電話対応に臨むための手助けになれば幸いです。
■電話で敬語が難しい理由とは？社会人がつまずくポイント
敬語は日本語の中でも特に複雑な表現です。その中でも電話は相手の顔が見えないため、何を求められているのか判断が難しく、不安を感じる方が多くいます。
●相手の表情が見えないため不安が増す
電話越しでは、相手が笑っているのか怒っているのか判断しづらいため、言葉選びに慎重になってしまいます。
その結果、話し方がぎこちなくなりがちです。
●丁寧にしようとして回りくどい言葉になる
「失礼のないように」と意識するあまり、冗長な表現や誤った敬語を使ってしまう場合があります。
例：
✕「〜されていらっしゃいますでしょうか？」
◎「〜していらっしゃいますか？」
丁寧でありながら簡潔であることが理想です。
●正しい敬語と過剰敬語の区別が難しい
二重敬語や誤用敬語は、敬語をよく使う業務ほど陥りやすくなります。
例：
✕「ご覧になられますか？」（二重敬語）
◎「ご覧になりますか？」
正しい言い換えを覚えることで、自信につながります。
苦手意識の正体を理解すれば、改善に向けた一歩が踏み出しやすくなります。
■その敬語ちょっと危険？電話で避けたいNG表現と言い換え例
ここでは、電話で多くの方が間違いやすい表現を、適切な言い換えとセットで紹介いたします。
すべて実務ですぐ使えるフレーズです。
●避けたいNG表現と正しい言い換え（例）
| NG表現 | 正しい言い換え |
|---|---|
| 了解しました | 承知いたしました／かしこまりました |
| 少々お待ちください | 少々お待ちいただけますでしょうか |
| 誰ですか？ | どちらさまでしょうか |
| すみません | 恐れ入ります／申し訳ございません |
| 〜でよろしかったでしょうか | 〜でよろしいでしょうか ※過去形はNG |
| 一応 | 念のため／確認の上 |
| もしもし（取次時） | お電話代わりました ○○でございます |
| ちょっとわからない | 確認して折り返しご連絡いたします |
| いいですか？ | お伺いしてもよろしいでしょうか |
| とんでもないです | 恐れ入ります |
※場面により使い分けが必要ですが、まずは基本形を押さえましょう。
●クッション言葉を活用して柔らかい印象に
- 恐れ入りますが
- お手数をおかけいたしますが
- 差し支えなければ
- よろしければ
これらを前置きにするだけで、言いづらいお願いも伝えやすくなります。
●相手を否定しない言葉選びが大切
✕「違います」
◎「申し訳ございません、説明が不足しておりました」
言葉一つで印象は大きく変わります。
■場面別・すぐ使える電話敬語フレーズ集
電話対応はパターン化できる部分が多くあります。
よくあるシーンごとに、すぐに実践できる例文をご紹介いたします。
◎受電時の基本フレーズ
- 「お電話ありがとうございます。〇〇会社でございます。」
- 「恐れ入りますが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。」
丁寧に聞き返すことで、相手の安心感につながります。
◎名指し人が不在のとき
- 「申し訳ございません、ただいま席を外しております。」
- 「差し支えなければ、担当より折り返しご連絡いたします。」
この際、連絡先と折り返し可能な時間を確認するとミスが減ります。
◎用件確認のシーン
- 「どのようなご用件でしょうか、承ります。」
- 「恐れ入りますが、もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか。」
言い回し一つで丁寧さが伝わります。
◎折り返し対応のとき
- 「本日中に担当よりご連絡申し上げます。」
- 「〇時頃のお電話でもよろしいでしょうか。」
期限と具体性を持たせることが信頼に直結します。
◎クレーム時に使える配慮フレーズ
- 「ご不快な思いをさせてしまい、申し訳ございません。」
- 「状況を確認し、誠意をもって対応いたします。」
最初に「気持ちのケア」を行うことが重要です。
◎聞き取りにくい相手への対応
- 「恐れ入りますが、お電話が少し遠いようでございます。」
- 「もう一度ゆっくりお伺いしても宜しいでしょうか。」
失礼にならない注意喚起がポイントです。
電話は会話の展開が早いため、定型フレーズを覚えておくと自然に対応できるようになります。
■まとめ：知っているフレーズが増えれば電話対応はもっとラクになる
電話での敬語は、慣れるまでハードルを感じますが、よく使う表現さえ押さえてしまえば難しくありません。
本記事のまとめです。
- 電話は相手の表情が見えないため不安が大きい
- 敬語は丁寧でありながら簡潔であることが大切
- NG表現は正しいフレーズに言い換えて対応
- クッション言葉があるだけで印象は大きく変わる
- 場面別の定型フレーズを身につければ迷わず話せる
敬語に自信がつけば、電話対応はぐっとラクになります。
まずは今日から、1フレーズだけでも実践してみてください。
小さな積み重ねが大きな自信へとつながります。
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